[대화/심리/자기계발] 회의 중 혹은 상사의 지시사항이 있을 때 꼭 해야할일 (필기 잘하는 방법, 지시사항 잘 수행하기)

회의나-직장상사의-지시사항-잘-수행하는-방법

필기하기에 대해서 소개합니다.

 

 

 

직장생활을 하다 보면 일주일에 최소 한번 이상 크고 작은 회의를 하곤 합니다.

 

그리고 이 회의를 주최한 사람이 있다면 그 사람이 회의록을 써서 공유해주기도 하지만, 가끔은 회의 주최자가 깜빡하거나, 아니면 다들 이해했을 것이라 생각하고 회의록을 별도로 보내지 않을 때가 종종 있고, 만일 회의록을 공유받고 보면 배경 설명 없이 간단하게 한 줄로 다음 회의까지 진행 필요한 내용이 쓰여있기도 합니다.

 

이 경우 나와 상관없는 내용이 다음 회의 진행사항이라면 문제가 없지만, 다음 회의에 내가 무언가를 준비해야 하는 상황이라면 상당히 막막해질 수밖에 없습니다.

 

게다가 회의를 할 때는 고개를 끄덕이면서 이해했다 생각한 내용도 막상 회의 테이블에서 일어나서 내 자리로 오는 동안 머릿속에서 점점 희미해지더니 막상 '회의 때 뭘 해야 한 다고 했더라?'라고 생각해 보니 희미해진 기억은 나에게 더 이상 말을 하지 않는 경우도 있습니다. 이 부분은 직장 상사 분의 지시사항도 비슷합니다.

 

 

 

이 경우 필요한 것은 무엇일까요? 바로 필기하기 입니다.

 

생각보다 필기하는 습관은 중요합니다. 물론 모든 말을 다 적을 수 없겠지만 나와 관련된 중요한 대목이 이야기되고 있는 상황에서는 정신을 초 집중해서 필기를 하는 것이 좋습니다.

 

 

 

그러면 필기는 어떻게 하는 것이 좋을까요?

 

필기하는 방법은 크게 두 가지 방법으로 나뉩니다. 첫 번째는 아날로그 필기, 두 번째는 디지털 필기입니다. 아날로그 필기는 노트나 종이에 손으로 필기하는 방법이고, 디지털 필기는 노트북, 스마트폰을 이용한 필기입니다. 

아날로그 필기 : 종이, 노트 + 펜, 연필
디지털 필기 : 노트북, 스마트 폰 등 디지털 장비를 이용한 필기

 

 

 

우선 아날로그 필기는 우리에게 가장 익숙한 방법인데요, 아날로그 필기를 할 때 생각해 두면 좋은 점은 아래와 같습니다.

필기도구 : 볼펜, 연필
볼펜 사용하는 방법 1 : 회의 템포가 느리다면 수행해야 하는 사항은 색깔 있는 볼펜으로 필기, 배경 정보는 검은색으로 필기
볼펜 사용하는 방법 2 : 회의 템포가 빠르다면 한 가지 색으로 필기하되, 수행해야 하는 상항은 앞에 A, ㅁ, ☆ 등 내가 알아볼 수 있는 표시로 적는 것이 좋음
볼펜 사용하는 방법 3 : 완료된 진행사항은 가운데 줄 긋기 (예시 : 내일 점심까지 표지 디자인 시안 제출) 
연필 사용하는 방법 : 연필은 지울 수 있고 볼펜보다 음영을 나타내기 좋긴 하나 생각보다 빠르게 쓰는 것은 쉽지 않음. 그래서 볼펜으로 필기하는 것에 대해서 묶어야 하는 안건 혹은 강조하고 싶은 부분을 표시하는 용도로 사용하면 좋음.

 

 

 

디지털 필기는 위에서 이야기한 아날로그 필기와 비슷한 듯 다른 느낌의 필기입니다. 디지털 필기의 가장 좋은 점은 빠른 타이핑이 가능하다는 것입니다. 이때 글씨의 오탈자는 신경 쓰지 말고 쭉 필기하는 것이 제일 중요합니다. 

 

빠른 타이핑으로 내가 모르는 용어, 생소한 단어나 문장을 생각의 흐름대로 쭉 적어 두었다가 나중에 다시 일할 때 보면 도움이 될 때가 많습니다. 디지털 필기를 할 때 생각하면 좋은 점은 아래와 같습니다.

필기도구 : 노트북, 핸드폰 등에 내장된 메모장 프로그램
디지털 필기 전에 : 직장이나 단체의 특성상 디지털 필기를 허용하지 않는 경우도 있으므로 미리 확인 필요. 스마트폰을 이용해서 필기하는 경우라면 별도의 블루투스 키보드를 마련하는 것이 좋음 (타이핑 속도가 배 이상 차이 날 수 있음)
디지털 필기하는 방법 1 : 메모장은 서식 없는 메모장이 더 좋음. 필기 속도를 빠르게 할 수 있고 서식을 신경 쓰지 않아도 돼서 오히려 빠른 템포의 회의인 경우 이런 메모장이 더 좋음
디지털 필기하는 방법 2 : 서식이 없는 경우 색상도 없기 때문에 정보와 수행해야 하는 사항에 대한 구분이 꼭 필요함. 이때 수행해야 하는 사항은 ㅁ, $, / 등 바로 타이핑 가능하면서 다른 글씨와 차별이 되는 도형 등을 앞에 달거나, 들여 쓰기를 하는 등으로 구분하는 것이 좋음
디지털 필기하는 방법 3 : 수행해야 하는 사항은 Due Date(완료 필요 시점)을 같이 적어두는 것이 좋음

 

 

 

이렇게 필기를 해 두면 좋은 점은 회의가 끝나고 머리가 복잡하게 무언가를 계속 기억하려 노력할 필요가 없다는 점, 내게 익숙하지 않은 지시사항이나 정보를 다시 한번 찾아볼 수 있다는 점 등이 있습니다.

 

회의하는 당시에는 정신이 없겠지만 이 방법을 꼭 사용해 보시기를 추천드립니다.