[대화/심리/자기계발] 일 할 때 효율적으로 일하는 방법 찾아보기

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일 하는 시간을 효율적으로 사용할 수 있는 작은 팁을 공유드리겠습니다. 

 

 

 

사회에 나와서 일을 하다 보면 어찌나 일이 많은지 어느덧 해는 지고, 어둑어둑해진 시간이 다 될 때가 많습니다. 특히 중요하지는 않은데 시간이 많이 걸리는 일을 처리하다 보니 하루가 다 가고 상사 분께서 시킨 일은 아직 하지 않은 경우도 생깁니다.

 

이런 경우 생길 수 있는 안 좋은 일 중 하나가 상사분께서 지시한 일을 잊어서 하지 않았거나, 잊지는 않았으나 요청한 시간을 지키지 못한 경우입니다.

 

 

 

 

잔업이 많다보니 회사에 늦게까지 남아 있게 되고, 스트레스도 받다 보니 중간에 흡연을 하러 가거나 잠시 동료들과 커피 한 잔을 하러 갈 수도 있습니다. 

 

물론 스트레스를 푸는 것도 좋지만 저녁 시간이 되면 시간 감각이 둔해지기 때문에 10분만 다녀온다 생각했지만 어느새 30분 이상이 훌쩍 지나 있는 경우도 발견하게 됩니다.

 

이렇게 고생 고생을 해서 성과도 잘 나고 윗분들께 인정도 받고, 야근 수당도 챙기면 좋겠지만.. 성과도 안 나오고, 아웃풋이 없다고 핀잔을 들을 수도 있습니다. 그리고 야근 수당이 안 나오는 경우도 많습니다.

 

물론 물리적으로 처리해야 하는 시간이 많아서 그런 경우에는 어쩔 수 없지만 만약에 시간을 줄일 수 있는 부분이 있다면 그 부분을 공략하는 것이 좋을 듯싶습니다. 

 

 

 

 

퇴근을 조금 더 일찍하거나 효율적으로 일할 수 있는 몇 가지 방법을 나열하면 다음과 같습니다. 참고로 일의 절대량이 많은 경우라면 시간을 줄이는 것에 한계가 있을 수 있습니다.

1. 조직에서 정한 목표에 맞춰서 일하기
2. 직장상사께서 요청한 일을 최우선으로 하기
3. 플래너 등을 사용해보기
4. 흡연, 커피 시간을 유동적으로 조절해 보기
5. 엑셀, PPT, 한글 등 단축키나 빠른 실행도구 활용하기

 

 

위에 있는 1번 2번은 어느 정도 비슷한 경우가 많습니다. 내가 지금 하는 일이 조직에서 정한 장기 목표와 조금 동떨어져 있다면 이 일이 꼭 필요한지 다시 생각해 보는 것이 좋습니다. 그리고 일을 하다 보면 조금만 더해서 완벽하게 해 볼까? 하는 생각이 들 때가 있는데요, 내가 생각하는 완벽의 수준이 타인의 눈으로 볼 때 너무 과하다는 피드백이 있다면 완벽한 수준을 조금 낮춰보는 방법도 있을 듯합니다.

 

그리고 윗 분들께서 요청하는 일은 중요하거나 긴급한 경우가 많습니다. 만약 지금 하는 일이 상당히 급한 일이라면 먼저 양해를 구하고 급한일을 처리하는 경우도 있을 듯하고요, 이 것이 아니라면 직장 상사께서 요청하는 일을 우선 하는 것이 더 효율적이지 않을까 싶습니다. 이때 언제까지 완료하는 것이 좋은 지도 살짝 여쭤보면 좋을 것 같습니다. 

 

 

플래서 사용하기는 생각보다 효과가 좋을 수도 있습니다. 플래너라 하면 너무 복잡하지 않을까?라는 생각을 할 수 있는데요, 프랭클링 플래너라던지, 회사에서 얻게 되는 다이어리를 사용해도 됩니다. 이 플래너에 급한 정도, 중요한 정도를 내가 알만한 기호를 사용해서 키워드만 적어도 됩니다.

 

급한 정도는 숫자로 1~5 정도로 표현하고, 중요한 정도는 별 개수로 매우 중요는 별 3개, 평범한 일은 별 1개 등으로 아래처럼 표시해 봅니다. (혹은 A~C 등으로 표시도 가능)

★★★1   월간 보고서 작성 (~5/05, 12:00)
★★☆2  표지 디자인 회의 (5/30, 12:00. 2층 A회의실)
★☆☆4  창고 방문 (B 사무실)

이때 시간과 장소를 함께 표시해 두면 좋습니다. 그리고 다 처리한 일은 위의 예시처럼 줄을 그어서 없앱니다. 너무 시간을 들여서 쓰지 않아도 되고요, 키워드만 간단하게 쓰고, 시각적으로 어떤 일이 중요하고 급한지 확인할 정도만 써봅니다. 이렇게 쓰고 중요하고 급한 일부터 처리하면 좋습니다.

 

 

그리고 흡연, 커피 등은 스트레스를 풀기 위해 꼭 필요한 일이지만, 횟수를 줄이거나 한 번 오갈 때 시간을 줄이는 것이 좋습니다. 특히 저녁 시간에는 시계를 보면서 얼마나 오래 있는지 확인하는 것을 추천드립니다.

 

 

마지막으로 엑셀, PPT, 한글 등 회사에서 사용하는 프로그램에 익숙해지기인데요, 하루종일 일이 급해서 어깨너머로 배운 프로그램 사용 실력으로 하루 이틀 일을 하다 보면 단축키라던지, 고급 기술에 대한 필요성을 느끼지 못하고 지나가는 경우가 많습니다. 

 

하지만 하루에 10분에서 30분 정도 회사에서 쓰는 프로그램 관련 책을 읽으며 공부하면 그 당시에는 시간이 좀 더 많이 든다 생각할 수 있지만 나중에 되면 단축키를 사용하거나, 시간을 줄여주는 함수를 만들어서 사용한다거나 하면서 업무 시간을 단 5분이라도 단축할 수 있으니 한 번 생각해 보는 것도 좋을 듯합니다.